Så lyckas ni med er kontorsflytt! Flytta kontoret med stöd av vår checklista

En kontorsflytt är alltid en stor förändring. Att flytta kontor kan väcka mycket känslor hos de anställda samtidigt som det krävs en stor arbetsinsats från organisationen. En lyckad företagsflytt ska orsaka så lite störningsmoment som möjligt i företagets dagliga verksamhet.

Vad behöver man göra när man ska flytta kontor? Vi går igenom det steg för steg!

1. Välj en projektgrupp för er kontorsflytt

Det är bra att delegera ansvaret över förberedelser, tidsschema, budgetering, kommunikation och samarbete med olika aktörer. Frigör arbetstid för den valda projektgruppen för att säkerställa ett lyckat resultat.

Håll regelbundna möten för att följa upp hur flytten går framåt. Med god planering blir det färre överraskningar och förseningar.

2. Planera den nya lokalen

Hurdan är den nya lokalen? Hur ska den se ut och vilken känsla ska den förmedla? Hur ska lokalen inredas och vilka av det gamla kontorets möbler kan man utnyttja? Fungerar belysningen? Finns det tillräckligt många eluttag? Hur kan man ta sig till lokalen och var kan man parkera bilar? Behövs tillträdestillstånd?

Om ni flyttar till en ny stad, behöver ni beakta särskilda lokala aspekter?

Det är alltid värt att höra vilka önskemål personalen har. Kanske anlitar ni en inredningsdesigner eller en landskapsarkitekt? Eller behöver lokalen först renoveras för att fräschas upp? Vilka lov behövs för renoveringen? Tar något delmoment längre tid än ni hade räknat med?

Alla större ändringar är lättare att utföra då lokalen ännu är tom.

Läs också: Hurdan lokal passar er och var hittar man lediga lokaler?

3. Fixa avtal och anmälningar innan flytten

Kom ihåg att flytta de avtal ni hade kopplat till den gamla lokalen. Kontorsstädning, påfyllning av kaffemaskinen och den frukt som kommer varje vecka behövs även på den nya adressen.

Säkerställ också att elen och telekommunikationen är säker och tillräcklig i den nya lokalen. Glöm inte heller att göra en adressändring för att inte posten ska utebli. Meddela också er nya adress till offentliga register och era samarbetspartners. Kanske kan ni passa på att göra en kampanj av er adressändring på sociala medier?

Behöver ni magasinera en del av sakerna tillfälligt? Kolla då upp var närmaste förråd ligger. Du vet väl att du kan hyra förråd av en flyttfirma i samband med flytthjälpen?

4. Jämför flyttfirmors offerter!

Personalen har mycket att stå i gällande att packa och att rensa bort det som inte ska flyttas med till det nya kontoret. Anlita därför en flyttfirma för att underlätta arbetet med resten av flytten. Flytthjälpen kan hjälpa till med att skydda möbler, bära, lasta och lossa flyttbilen, flyttstäda samt demontera och montera möbler. Se även till att ni har stadiga flyttlådor som håller hela flytten. 

Eftersom det finns många flyttfirmor som erbjuder kontorsflytt kan det vara svårt att veta vem man ska kontakta, och det är tidskrävande att lämna flera offertförfrågningar. Via Flyttjakt kan du enkelt och snabbt jämföra flyttfirmors offerter genom bara en offertförfrågan.

5. Inled packningen genom att rensa

Alla i personalen kan gå igenom sina egna skåp och lådor och rensa bort det de inte behöver. Om ingen på kontoret har använt silen på flera år eller om ni har en bunt med nyckelringar med er logo på i förrådet, kanske det är dags att slänga det. Ta ert ansvar och återvinn allt ni slänger, det är även något flera kunder värderar.

Kanske kan ni ta hjälp av proffs för att ge mervärde till personalen på ett intressant sätt? Varför inte göra en kampanj på sociala medier av det också?

För att alla lätt ska hitta sina saker efter kontorsflytten, är det viktigt att alla märker sina egna flyttlådor. 

6. Hänger alla med i svängarna?

Kom ihåg att hålla alla uppdaterade om läget.

Även om projektgruppen har full koll på vad som händer, är det bra att detta meddelas till hela organisationen. Personalen kan förbereda sig bättre och rådgiva kunderna rätt ifall de känner till tidsschemat och allt som måste göras. Meddela om förändringar i god tid. En flytt handlar om samarbete och transparens är det bästa tillvägagångssättet speciellt för den interna kommunikationen.

7. Flyttfirman kan också hjälpa till med annat än att bära 

Vid flytt av kontor är det bra att se till att det sker så få olyckor som möjligt. Professionella vet hur man lyfter på bästa sätt och använder sig av de bärhjälpmedel som fungerar bäst i den situationen. Det är onödigt att orsaka eventuella ryggsmärtor åt den egna personalen. 

Man måste även tänka på att skydda golv, hörn och hissar för att inte få repor eller kantstötta möbler. Var kan flyttbilen stanna och vilken rutt kan den köra? Ovannämnda åtgärder behövs både vid flyttens start- och slutdestination!

Om ni använder er av otympligt stora och tunga maskiner eller utrustning, krävs ännu mer planering och organisering än vid en vanlig kontorsflytt.

Det hör också till att flyttstäda den gamla lokalen när ni flyttar ut.

Lästips! Vanliga myter om flyttfirmor

8. Belöna personalen efter er kontorsflytt

Kanske är det läge att fira en lyckad flytt? Kanske det alltid finns färska blommor på det nya kontoret eller medför flytten mer flexibla arbetstider? Om ni vill beställa färsk frukt, drycker eller snacks kan vi tipsa om Vitaminexpressen! Via dem kan ni skräddarsy er beställning både enligt smak och mängd så att det finns något för alla på kontoret. Hitta på något nytt att göra i vardagen eller ordna en inflyttningsfest tillsammans. En bra fest stärker arbetskulturen och för både kollegor och samarbetspartners närmare varandra.

Kontorsflytt checklista

• Välj en projektgrupp
• Planera den nya lokalen
• Fixa avtal och anmälningar
• Jämför flyttfirmors offerter
• Rensa bort onödiga saker och packa
• Uppdatera alla om läget
• Inflyttningsfest

Här kan du läsa och ladda ner vår checklista vid flytt.